Of het nu om je kinderen gaat, klanten, ouders of vrienden die jou nodig hebben. Je planning kan nog weleens omgegooid worden. En we kennen allemaal momenten in ons leven dat er zoveel tegelijk gebeurt dat de eerste gedachte is ”er valt niks te plannen, want ik kan nergens vanuit gaan”. Maar het piepsysteem hanteren (leg je zo uit wat ik daarmee bedoel) is heel risicovol.
Geef je je over of houd je de leiding?
Als er veel van je gevraagd wordt door omstandigheden zoals de zorg voor je ouders of kinderen die ziek thuis zijn, dan is acceptatie heel erg belangrijk. Een strijd leveren heeft geen zin en geeft alleen maar stress. Daarom snap ik de gedachte ook zo goed dat een planning maken geen zin heeft.
Er is echter een verschil tussen je overgeven aan een situatie of een situatie accepteren en de leiding erover nemen. Vergelijk het eens met een autorit. Je rijdt in een flinke storm. De wind kun je niet veranderen. Wat je doet is het stuur goed vasthouden en jezelf veilig van A naar B brengen. Je haalt niet je handen van het stuur af. De wind bepaalt niet, jij bepaalt!
Het piepsysteem: wie piept gaat voor
Een veelvoorkomend systeem – niet alleen in ondernemersland – is het piepsysteem. Dit houdt in dat degene die het hardste piept als eerst de aandacht krijgt. In de psychologie ook wel stimulus-respons genoemd. Er gebeurt iets (bijv. een klant vraagt de status van een opdracht, want het duurt zo lang) en jij reageert daarop (schiet meteen in de actie om die opdracht snel af te ronden).
Als ondernemende ouder geen handig systeem. Er piept altijd wel iemand. Is het niet op je werk, dan is het wel thuis. Je wilt reageren als het nodig is, maar je wilt niet dat het jou helemaal overneemt. Dat je continu achter de feiten aanloopt en alleen maar de mensen helpt die het hardste piepen. Daardoor blijven er namelijk een hoop andere (belangrijke) dingen liggen. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor klanten die wel rustig afwachten.
Blijf je bewust van de keuze die je maakt
Op het moment dat je het gevoel hebt dat je helemaal niks meer te zeggen hebt over je planning, doe dan eens bewust een stap achteruit. Bekijk het hele plaatje en communiceer met de mensen om je heen. Zorg dat mensen weten wanneer ze wat kunnen verwachten van jou. Zo voorkom je bijvoorbeeld extra incheckmomenten van klanten.
En kijk eens bewust naar jouw keuzes. Als iemand jou vraagt om hulp en jij schiet meteen in de actie… komt dat dan echt door die hulpvraag of heb je zelf ingevuld dat het haast had en dat jij meteen moest helpen?
Timemanagement gaat over meer dan tijd inplannen
Iedereen heeft zaken waarbij je wél direct moet reageren. En in sommige periodes zijn dat meer zaken dan in andere periodes. Toch is het belangrijk om ook dan – juist dan – bewust te blijven van die keuzes door de vraag te stellen: ”heb ik nog steeds de leiding of laat ik me leiden?”.
Timemanagement draait om het zo optimaal mogelijk gebruikmaken van de tijd én de middelen die je hebt. Daarvoor moet je wel weten wat dat ”zo optimaal mogelijk” voor jou is. Zo optimaal mogelijk is namelijk iets anders dan zoveel mogelijk gedaan krijgen.
Je kijkt niet puur naar wat er op je bordje gelegd wordt door anderen of naar wie het hardste piept. Je kijkt verder vooruit, communiceert tijdig met betrokkenen en neemt de leiding over jouw planning.
Het enige verschil is de hoeveelheid ad hoc uren die je inplant als er meer zaken spelen waar je snel op in moet kunnen spelen.
Verbeter je planning stap voor stap
Bekijk voordat je jouw hele planning op de schop gooit eens welke ene stap je nu kunt zetten om het te verbeteren. Door kleine aanpassingen en stap voor stap te verbeteren is de kans op succes veel groter. Een handige tool daarvoor is het Je tijd in kaart carddeck. Daarmee bouw jij kaartje voor kaartje aan een planning die wél te plannen is 😉
Bekijk het carddeck hier of vraag eerst een Je tijd in kaart call aan waarin ik persoonlijk met jou meekijk naar je groeimogelijkheden!
